Como organizar eventos de negócios

Organizar um evento de negócios é algo muito mais simples do que possa parecer, no entanto, requer critérios básicos a serem estudados e anotados para ser colocados em prática, garantindo o sucesso, o bem-estar e a satisfação tanto de quem organiza, quanto de quem é convidado. Até mesmo para organizar uma pequena reunião de negócios é preciso cuidados especiais para que ela seja bem sucedida, do começo ao final.

Dicas importantes para quem organiza um evento profissional

O planejamento de um evento é fundamental. Tudo aquilo que é anotado, pesquisado, analisado e seguido com critérios tem quase 100% de chance de acertos e uma pequena margem de erros e imprevistos. Toda recepção, convenção, seminário, encontro, reunião ou palestra deve ser planejada para ser bem sucedida como se fosse a apresentação de um verdadeiro espetáculo.

O planejamento envolve:

- as pessoas que você pretende reunir
- o tempo para conclusão do tema proposto
- as comidas e bebidas que pretende oferecer
- o ambiente onde irá recebê-las

Para recepcionar, pense nos itens abaixo:

Objetivo:
Qual o objetivo da reunião, recepção, encontro ou festa?

Convidados:
Convide apenas as pessoas que compartilhem dos objetivos do evento, pessoas que tenham algo em comum e interesse pelo encontro, palestra ou recepção.

Número de convidados:
Nunca convide um número de pessoas superior ao espaço físico que você dispõe. Nada mais desagradável do que pessoas empilhadas, espremidas ou aglomeradas numa sala de convenções ou reuniões por falta de espaço. Já num auditório onde o número de cadeiras é bem maior do que o número de participantes, dá a sensação de vazio, de desinteresse por aqueles que, eventualmente, não compareceram ao evento, como também de mal-estar ao palestrante. O número de toaletes também deve ser proporcional à quantidade de pessoas convidadas para que não haja filas enormes, tumulto ou aglomerações nos intervalos programados ou na saída dos participantes. Também é imprescindível a presença de um funcionário para cuidar da limpeza e da conservação dos banheiros.

Se o evento for uma festa ou jantar para muitas pessoas, escolha um lugar que proporcione flexibilidade para incluir mais mesas caso necessário e saiba que nesses eventos de relacionamento, cerca de 60% a 70% dos convidados comparecem no evento. Portanto convidar algumas pessoas a mais pode garantir que seu evento não seja um fiasco.

Tipo de Reunião:
A reunião é formal ou informal? Existe um protocolo a ser seguido? Quem presidirá a reunião? Quem são os palestrantes, sócios, diretores e presidentes envolvidos? Quem irá falar e quem irá presidir a mesa?

Serviços:
A reunião pede um serviço que permite aos convidados que se sirvam ou há a necessidade de profissionais, como garçons e copeiras, para servir os participante do evento?

Cardápio:
Pense ns comidas e nas bebidas a serem servidas, sejam no começo, no intervalo ou no final do evento. Nem sempre é proporcionado um coquetel ou uma mesa farta para suprir o gosto ou o paladar de todos, no entanto, água e café é o mínimo que podemos oferecer. Você deve considerar o dia e horário do evento, se forem reuniões noturnas é interessante ter um jantar ou petiscos mais consistentes.

Recursos:
Pense nos recursos materiais e humanos. Conte com o apoio de um especialista ou de uma empresa bem conceituada do ramo de Festas e Eventos que assumam o compromisso de elaborar, com cuidado e certos critérios, desde a decoração até a instalação e o manuseio de aparelhos.

Local:
Auditório? Sala de treinamento? Sala de reuniões? Sala de convenções? Dentro ou fora da empresa? Restaurante? Salão de festas?

Tempo:
Você deve limitar o tempo do evento. É melhor prever um pequeno atraso no começo, garantindo a chegada daqueles que não se preocupam muito com pontualidade. Procure não extrapolar no término do evento por não tê-lo programado com precisão. Lembre-se: tempo é dinheiro! 

Nem todas as pessoas estão predispostas a atrasos e muitas costumam se programar para vários compromissos no mesmo dia. O trânsito e a distância são pontos a serem observados. Dica: música ambiente antes e nos intervalos do evento ajudam a criar um clima agradável, relaxando e acalmando a platéia e os convidados. A música deve ser instrumental e o som não pode ser muito alto para não agredir os ouvidos nem atrapalhar a conversa das pessoas. Não deixe relógios à mostra, você não deve deixar seus convidados preocupados com o horário.

Custo:
Não gaste além do orçamento previsto. Pesquise, pechinche! Tenha bom gosto e sabedoria na arte de receber bem as pessoas, proporcionando-lhes conforto e satisfação.

Regras Básicas
Adequação
Chá, café, almoço, jantar, churrasco...
Apetrechos adequados para um evento:
- aparelho de som
- microfone
- ar-condicionado
- data show
Seja qual for o material a ser usado, quem se encarrega em elaborar um evento deve testá-los com antecedência evitando, assim, constrangimentos e aborrecimentos. E não esqueça de testar as apresentações no datashow, pois ee pode não reconhecer o arquivo ou ter algum problema na execusão.

A importância dos convidados
Todos os convidados de um evento merecem um único tratamento: carinho, afetividade e carisma. Recepcione-os dando boas-vindas, além de agradecer a presença de cada um. Encaminhe-os para o salão ou auditório onde vai ocorrer o evento, faça as apresentações e tente enturmar os mais tímidos ou desacompanhados. Permaneça por algum tempo nesta tarefa; 30 minutos é tempo suficiente para a receptividade. 

Caso tenha que fiscalizar ou circular entre os convidados, encarregue alguém de fazer a recepção mas, mesmo assim, não se disperse e esteja atento à porta de entrada. Lembre-se de que a primeira impressão é a que fica e o convidado deve ser recepcionado com entusiasmo e um sorriso nos lábios. Nada mais constrangedor do que comparecer a um evento e não ter alguém para fazer a recepção ou pior, ser mal recebido! Ao final do evento, não se esqueça de, mais uma vez, agradecer a presença dos convidados, sem a necessidade de desculpar-se. 

Aliás, o pedido de desculpas só é válido se realmente ocorreu algum incidente que possa ter comprometido o evento. Caso haja algum material a ser distribuído como pasta, caneta, bloco de anotações, brinde ou apostila, eles devem ser entregues no final do evento para que os convidados não tenham que segurar os presentes durante o evento, com exceção dos materiais que serão úteis a palestra ou reunião.

Bom senso
Na hora da dúvida, o que fazer ou como agir? Seja educado, carismático, otimista e seguro de si. O verdadeiro anfitrião é aquela pessoa que agrada e encanta, proporcionando bem-estar aos convidados.

Criatividade e toque pessoal
Tenha bom gosto e ouse na criatividade, sem vulgaridade e exageros.

Flexibilidade
Mantenha o sorriso, a disposição, muito carisma e uma excelente postura.

Bom humor
Constante!

Autor: Lívio Callado
Fonte: Catho.com.br